Офис без места
22 июля 2008 | Тим Люкс | Рубрики: Мелочи жизни, Это интересно!
Словосочетание "мобильный офис" стало в последнее время очень привычным и обросло таким количеством деревьев, что за ними стало не видно леса. А зачем, собственно, этот мобильный офис нужен? Для чего вообще нужен офис? Офис - это, прежде всего, место, где общение сотрудников друг с другом, а также с заказчиками, поставщиками и партнерами, надевается в документальную форму (билеты Банка России и зеленые бумаги федерального резерва США - тоже документы).
Документы, естественно, могут быть и не бумажными, а иметь электронную форму. Что нужно для того, чтобы офис стал мобильным? Очень просто - отрезать его от всего, что связывает с конкретным местом. Но сделать это на практике, как показывает опыт, не так-то легко.
Главнее всего в любом офисе - это, конечно, люди. Они же - наиболее подвижная его составляющая, и часть проблемы "мобильного офиса" заключается как раз в том, чтобы другая техника могла догнать за их мобильностью. Вторая часть проблемы - в том, чтобы, физически находясь вне стен родной конторы, человек продолжал чувствовать себя привлеченной в рабочий процесс. И вот что интересно: с одной стороны, решения, которые позволяют организовать работу сотрудников в отрыве от материнского гнезда не менее эффективно, чем в нем самом, уже реализованные - мы пишем о них в этом обзоре. Из другого - техническое оснащение и идеология мобильного офиса развиваются так быстро, что многие просто не подозревают об имеющихся возможностях.
А если эти возможности насаждаются "сверху", выходят от руководства компании, они могут не встретить понимания сотрудников. Именно это, а не техника, есть, по-видимому, наибольшей колдобиной на пути мобильного офиса. Но сначала все-таки о технике.
Что гонит сотрудников из офиса? Причины могут быть самими разными: это и необходимость находиться рядом с производством, перемещаясь и по нему, и вместе с ним, продажи или переговоры о продажах или, напротив, покупки. И, конечно, работа дома - хотя это отдельная большая тема, к мобильному офису она имеет самое прямое отношение. Во всех случаях бывает важно не выпадать из офисной жизни: создавать, отправлять и получать документы, а также общаться с коллегами, чтобы быть в курсе их планов и согласно них менять свои. Для облегчения этих заданий в обычном офисе служит не так уже разнообразная техника: телефон, факсимиле аппарат, принтер и, конечно, персональный компьютер.
Все эти устройства привязывают к своему месту зависимость от проводов - электрических, телефонных и компьютерной сети. И окончательно придавливает сила земного притяжения: техника-то не маленькая. Мобильные устройства, те, что можно носить с собой и работать на них всюду, повинные преодолеть все эти ограничения, то есть иметь малый вес и габариты и сохранять возможность связи всегда и везде. Причем очень желательно, чтобы эта связь была безопасной для конфиденциальности передаваемых данных. И, чтобы пользоваться всем этим было удобно - в гостиничном номере, на заднем сидении автомобиля или в самолетном кресле.
О технике мобильного офиса мы уже писали, не раз - и о критериях выбора мобильного и карманного компьютера. Отметим здесь лишь один интересен момент: стоимость владения мобильным компьютером сейчас уже ненамного отличается от цены настольного ПК.
"Сегодня для большей части покупателей, тех, кто не работает с большими объемами графической информации, из потребительской точки зрения приобретения ноутбука выгоднее, чем ПК. А финансовые расходы, на настоящий момент, практически одинаковые", - говорит Юлия Воробьева, руководитель отдела маркетинга компании "Клондайк Компьютерс".
Одного компьютера недостаточно. Нужно программное обеспечение, без которого компьютер все равно, что автомобиль без залитого в бак бензина - ездить на нем нельзя. Но и этого мало -, чтобы с толком использовать автомобиль, нужно уметь на нем ездить, то же и с техникой, которая применяется в мобильном офисе. Логично допустить, что компании, которые занимаются разработкой решений для мобильного офиса и внедрением их у заказчика, сами у себя давно уже все наладили. Так и есть. Вот, например, Microsoft. В России у нее 14 офисов, работа которых тесно скоординирована. Плюс - их сотрудники, которые ездят в командировку по городам и селам. Работа всего офиса координируется с помощью программного обеспечения Exchange Server из серверной стороны и Outlook - из клиентской. До недавнего времени, а точнее - пока не вышла версия с номером 2003, с серверами Exchange можно было комфортно работать только в локальной сети, и виной тому был протокол, по какому Outlook общался с сервером.
Однако в Exchange Server 2003 и Outlook 2003 компания Microsoft, наконец, сделала так, что клиент и сервер могут общаться и через Интернет, даже на не очень хороших каналах. То есть сотрудник может прийти в любое кафе с беспроволочным доступом, раскрыть там свой ноутбук, присоединиться через VPN (Virtual Private Network, защищен протокол соединения через Интернет) к корпоративной сети и спокойно работать.
Более того, личный компьютер уже необязателен. Работать со своей почтой и расписанием можно и через интернет-браузер (только Microsoft Internet Explorer) - называется Outlook Web Access. "Это те функции, которых я очень долго ожидал, и это весьма удобно", - говорит Александр Толмач, руководитель группы информационных технологий представительства Microsoft в России и СНГ. Кроме всего, в состав Exchange Server 2003 входит Outlook Mobile Access, что доставляет почту и расписания в том виде, в котором их могут воспринять смартфони и карманные компьютеры. "Наши сотрудники активно пользуются смартфонами и Pocket PC. Даже если я, например, сижу в кино или застрял в пробке, у меня всегда есть доступ к информации", - отмечает Александр Толмач.
Может сложиться впечатление, что других решений для мобильного доступа, кроме как от Microsoft, на рынке нет. На российском, к сожалению, это так. Альтернативные решения (на основе Novell Groupwise, Lotus Notes и т. д.) в сегменте средних и малых предприятий присутствуют в количествах. Причина потому - и значительная цена клиентского ПО в альтернативных решениях, и недостатки локализации, и, конечно же, фактическая монополия Microsoft на рынке офисного ПЗ и агрессивная политика в области ПЗ для карманных компьютеров. Будем надеяться, что эта ситуация изменится в сторону расширения выбора, который есть у заказчика.
Все возможности мобильного доступа, о которых говорилось выше, активно используют работники Data Fort, проекту компании IBS. "Когда сотрудник хочет почитать почту или проверить свой календарь, он подключается к Exchange и получает то же, которое имеет в офисе. Мы применяем также технологию mail push - сообщение о новом письме или изменении расписания, оно приходит в виде SMS на мобильный телефон, причем из него сразу можно прочитать письмо", - говорит Игорь Винокурив, директор по новым продуктам IBS. Интересно, что распространение этих технологий в компании происходило не "сверху", в приказном порядке, а "снизу". Игорь Винокуров: "Ранее всех этим начали пользоваться люди, какие близкие к технологиям и хотели повысить свою эффективность. Потом они обеспечили мобильный доступ для руководства. Ну, а затем уже именно стало расходиться по компании."
По-видимому, такая модель введения новых технологий - сначала "ранние сторонники" по своей инициативе, потом другие сотрудники и, наконец, общее использование - является оптимальной. Однако внедрение может очутиться не так уже простым. В описанном выше случае нужно, чтобы не только Exchange Server и Outlook были версии 2003, нужно еще, чтобы и контроллер домена в сети Windows работал на Windows Server 2003. А на это сегодня решится не всякий системный администратор. Могут встретиться и другие подводные камни на пути реализации мобильного офиса, зависимые от внешних причин, например, от операторов связи.
По данным службы технической поддержки сотрудников в одной из крупных химических компаний, большинство обращений по теме "мобильного офиса" связано именно с этим. Например, не работает передача данных через сотовый телефон, даже если такую услугу оператор мобильной связи декларирует, причем не где-нибудь в далеком регионе, а в самой Москве.
И еще об одной важной составляющей функционирования мобильного офиса - беря с собой ноутбук, КПК, сотовый телефон и другое необходимое оборудования, - не забудьте зарядить аккумуляторы.